ifl/iflrandevu
1
1
Fork 0
forked from mirrors/easyappointments
Code Issues 6 Pull requests Releases 3 Activity

Ενημέρωση εισαγωγικού κεφαλαίου

Browse source
This commit is contained in:
alextselegidis@gmail.com 2012-11-24 18:58:42 +00:00
parent 01dc7f3a5c
commit b993e22a2a
2 changed files with 29 additions and 8 deletions
Show stats Download patch file Download diff file Expand all files Collapse all files

BIN
doc/introduction/introduction.pdf
View file

Binary file not shown.

37
doc/introduction/introduction.tex
View file

@ -3,7 +3,7 @@
%% =============================
\documentclass[12pt]{article}
\usepackage[margin=0.7in]{geometry}
\usepackage [margin=2.5cm]{geometry}
\usepackage {graphics}
\usepackage {xltxtra}
\usepackage {xgreek}
@ -42,21 +42,42 @@ citecolor=darkred }
%% ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ
\section* {Εισαγωγή} %% Ο αστερίσκος δεν βάζει νούμερο στο section
Το παρόν κεφάλαιο επεξηγεί τον σκοπό ανάπτυξης της εφαρμογής καθώς και τις ανάγκες που καλύπτει σε μια επιχείρηση. Επιπρόσθετα αναφέρονται παρόμοια συστήματα και οι διαφορές που έχουν σε σχέση με το Easy!Appointments.
Το παρόν κεφάλαιο επεξηγεί τον σκοπό ανάπτυξης του Easy!Appointments καθώς και τις ανάγκες που καλύπτει σε μια επιχείρηση. Επιπρόσθετα αναφέρονται παρόμοια συστήματα και οι διαφορές που έχουν σε σχέση με την εφαρμογή.
%% ΠΟΙΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ ΠΡΟΣΠΑΘΕΙ ΝΑ ΛΥΣΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ
\section {Ποιο πρόβλημα προσπαθεί να λύσει η εφαρμογή}
Το Easy!Appointments έχει ως σκοπό να αυτοματοποιήσει την διαδικασία της κράτησης και διαχείρισης ραντεβού για οποιαδήποτε επιχείρηση. Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες που μας παρέχει το διαδίκτυο, μπορεί να υλοποιηθεί ένα σύστημα το οποίο να έχει την δυνατότητα να οργανώσει τα επαγγελματικά πλάνα πολλών υπαλλήλων ταυτόχρονα, επιφέροντας έτσι όχι μόνο την μείωση του χρόνου που απαιτούσαν οι παλιές μέθοδοι διαχείρισης ραντεβού, αλλά και την αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης. Οι πελάτες δεν θα χρειάζεται πλέον να τηλεφωνούν ή να πηγαίνουν στο κατάστημα, αλλά θα μπορούν να βλέπουν το πλάνο της επιχείρησης και να κλείνουν το ραντεβού την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα, μέσω του υπολογιστή τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ποιοτικότερη αλλά και αποδοτικότερη εξυπηρέτηση τους. Επιπρόσθετα βελτιώνεται η επικοινωνία και η οργάνωση των συντελεστών της επιχείρησης, παρέχοντας δυνατότητες αρχειοθέτησης και διαχείρισης των δεδομένων που αποθηκεύονται στο σύστημα ανά πάσα στιγμή και σε οποιοδήποτε μέρος.
Οι επιχειρήσεις από την φύση τους χρειάζεται να έρχονται σε επαφή με τους πελάτες, για να μπορέσουν να τους εξυπηρετήσουν και έτσι να πάρουν την αμοιβή τους. Ανάλογα με την μορφή και το είδος της επιχείρησης, η επαφή αυτή διαφέρει. Για παράδειγμα κάποιες έρχονται σε επαφή με περισσότερους πελάτες, άλλες με λιγότερους άλλα η εξυπηρέτηση μπορεί να είναι πάλι παθητική (πχ κατάστημα ηλεκτρονικών ειδών) και κάποιες απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή στον πελάτη καθώς εξυπηρέτησή του μπορεί να γίνει μόνο προσωπικώς από κάποιον υπάλληλο ή επαγγελματία. Η τελευταία κατηγορία περιέχει ένα μεγάλο εύρος επιχειρήσεων το οποίο για να οργανώσει και να διευκολύνει το πελατειακό κοινό του, λειτουργεί κανονίζοντας ραντεβού με τους ενδιαφερόμενους.
\\[0.3cm]
Η κράτηση ενός ραντεβού είναι μια διαδικασία η οποία γίνεται συνήθως τηλεφωνικώς είτε μετά από προσωπικό κανονισμό με κάποιον αρμόδιο. Η διαδικασία αυτή αποτελείται συνήθως από τα παρακάτω μέρη:
\begin{enumerate}
\item Ο ενδιαφερόμενος πελάτης έρχεται σε επαφή με την επιχείρηση και ζητάει να κάνει κράτηση την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα.
\item Ο αρμόδιος υπάλληλος ψάχνει σε κάποιο ημερολόγιο ή αρχείο υπολογιστή τα ραντεβού για την συγκεκριμένη ημερομηνία και ανάλογα με την διαθεσιμότητα ανταποκρίνεται στον πελάτη.
\item Αν η συγκεκριμένη όμως χρονική στιγμή δεν είναι διαθέσιμη θα χρειαστεί να γίνει μια αντιπρόταση από τον υπάλληλο ή ο πελάτης να βρει κάποια άλλη στιγμή που θα είναι αυτός διαθέσιμος.
\end{enumerate}
Αν παρατηρήσουμε όμως την παραπάνω διαδικασία, θα δούμε πως έχει κάποια σημαντικά μειονεκτήματα, τα οποία μάλιστα συνεπάγονται την αύξηση του κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης και την μείωση της ποιότητας εξυπηρέτησης των πελατών.
\\[0.3cm]
Η ίδια η διαδικασία της κράτησης ενός ραντεβού με τον συγκεκριμένο τρόπο απαιτεί από μόνη της την ύπαρξη ενός υπαλλήλου, ο οποίος θα σπαταλάει αρκετό, αν όχι τον περισσότερο, από τον χρόνο του για να κάνει αυτήν την εργασία. Αυτό πρακτικά σημαίνει δέσμευση ανθρώπινων πόρων της επιχείρησης και συνεπάγεται στην αύξηση των εξόδων λειτουργίας.
\\[0.3cm]
Επιπλέον η ίδια η διαδικασία μπορεί να είναι χρονοβόρα και κουραστική για τους πελάτες, ειδικά στις περιπτώσεις όπου υπάρχει λίγο προσωπικό για να καλύψει μεγάλο κοινό (πχ νοσοκομεία). Στις περιπτώσεις αυτές οι πελάτες περιμένουν στην αναμονή για μεγάλο χρονικό διάστημα και μάλιστα πολλές φορές δεν πιάνουν γραμμή για να μπορέσουν να κρατήσουν κάποιο ραντεβού. Επίσης πρέπει να σημειωθεί ότι όταν ο πελάτης καταφέρει να κλείσει το ραντεβού του, συνήθως δεν έχει επιλογή για το πότε θα γίνει και απλώς ενημερώνεται για την ημερομηνία την οποία έχει ορίσει το προσωπικό, ανάλογα με τις εκάστοτε συνθήκες.
\\[0.3cm]
Εκτός αυτών η εκτέλεση αυτής της διαδικασίας είναι αρκετά επιρρεπής στο να έχει ασαφές αποτελέσματα, με την έννοια του ότι δεν υπάρχει κάποιο κοινό σημείο αναφοράς για την συμφωνία που πραγματοποιείται μεταξύ της επιχείρησης και του πελάτη, έτσι ώστε να μπορεί να γίνει εξακρίβωση και επαλήθευση των ιδιοτήτων μιας κράτησης και από τις δύο πλευρές. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα με τους πελάτες, κάτι το οποίο δεν είναι επιθυμητό σε καμία περίπτωση.
\\[0.3cm]
Μικρό είναι το μέρος των πληροφοριών που καταγράφεται με το πέρας της κράτησης, καθώς τα μέσα που χρησιμοποιούνται δεν επιτρέπουν ή κάνουν δύσκολη και χρονοβόρα την αποθήκευση όλων των δεδομένων. Αυτό συντελεί στην επιπλέον μείωση της ποιότητας εξυπηρέτησης και τις απόδοσης της επιχείρησης.
\\[0.3cm]
Τα δεδομένα αυτά διαχειρίζονται συνήθως δύσκολά. Ακόμα και στην περίπτωση που χρησιμοποιούνται ηλεκτρονικά μέσα για την αποθήκευση των κρατήσεων, η τροποποίηση ή ο έλεγχος μπορούν να είναι δύσκολες και χρονοβόρες διαδικασίες, οι οποίες εξαρτώνται κάθε φορά από το επίπεδο της οργάνωσης της επιχείρησης και τις τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται.
\\[0.3cm]
Επίσης τα δεδομένα αυτά δεν είναι προσβάσιμα από οποιονδήποτε ανά πάσα στιγμή, αλλά μόνο στον χώρο της επιχείρησης και μόνο από το άτομο το οποίο διαχειρίζεται τα ραντεβού.
\\[0.3cm]
Τα παραπάνω προβλήματα διογκώνονται σημαντικά όταν πρόκειται για μεγάλες επιχειρήσεις ή και οργανισμούς, οι οποίοι εξυπηρετούν μεγάλο πλήθος πελατών.
%% ΓΙΑΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΤΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ ΑΥΤΟ
\section {Γιατί ειναι σημαντικό το πρόβλημα αυτό}
Οι απαιτήσεις και η ανταγωνιστικότητα που υπάρχει μεταξύ των επιχειρήσεων στην εποχή μας, απαιτεί την γρήγορη και άμεση διεκπεραίωση διεργασιών και την όσο το δυνατόν καλύτερη οργάνωση τους, για να μπορούν να παρέχουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου με το χαμηλότερο δυνατό κόστος και προσωπικό. Για να επιτύχουν τον σκοπό αυτό οι επιχειρήσεις πρέπει να επιλέξουν τα κατάλληλα εργαλεία οργάνωσης και εξυπηρέτησης των πελατών τους.
\\[0.3cm]
Στην δικιά μας περίπτωση, η κράτηση ενός ραντεβού τις περισσότερες φορές απαιτεί την απασχόληση ενός επιπλέον ατόμου (γραμματέας), το οποίο θα αφιέρωνε αρκετό από το χρόνο του στο να κάνει αυτήν δουλειά. Χρόνος τον οποίο θα μπορούσε να διαθέσει για να ασχοληθεί με άλλες εργασίες ή θέματα.
Βλέποντας τα μειονεκτήματα που αναφέρθηκαν προηγουμένως είναι κατανοητό ότι με την χρήση της έως τώρα μεθόδου κράτησης ραντεβού, επέρχεται μείωση της ποιότητας και της απόδοσης της επιχείρησης. Αυτό σημαίνει ότι το επίπεδο εξυπηρέτησης είναι χαμηλότερο και έτσι η επιχείρηση αδυνατεί να είναι ανταγωνιστική προς τις άλλες καθώς γίνεται σπατάλη πόρων για την υλοποίηση αυτής της διαδικασίας.
\\[0.3cm]
Έπειτα, χρησιμοποιώντας μη ηλεκτρονικά μέσα, η αρχειοθέτηση και η διαχείριση των δεδομένων που κρατούνται από την διαδικασία αυτή, είναι δύσκολη και χρονοβόρα και κατ' επέκταση στις περισσότερες περιπτώσεις ανύπαρκτη. Για παράδειγμα η διαδικασία της αλλαγής ενός ραντεβού στο πλάνο είναι πιο δύσκολη και επιρρεπείς σε σφάλματα. Η πρόσβαση των δεδομένων των κρατήσεων είναι δυνατή μόνο στο γραφείο και μόνο από αυτόν που διαχειρίζεται τα ραντεβού. Αυτό σημαίνει ότι αν για κάποιο λόγο αυτός δεν είναι διαθέσιμος (πχ άδεια ή ασθένεια) η επιχείρηση θα χρειαστεί να εκπληρώσει αυτήν την έλλειψη με κάποιον μη αποδοτικό τρόπο.
\\[0.3cm]
Τέλος, όταν πρόκειται για μεγάλους οργανισμούς και επιχειρήσεις, το παλιό σύστημα κρατήσεων είναι αδύνατο να λειτουργήσει σωστά. Ακόμα και η χρήση λογισμικού για την καταχώρηση των ραντεβού από τους υπαλλήλους προϋποθέτει την απασχόλησή τους για αυτήν την εργασία, πράγμα που σημαίνει μείωση ανθρώπινου δυναμικού. Στο παράδειγμα των νοσοκομείων η κράτηση ραντεβού για εξέταση με έναν γιατρό είναι μια κουραστική διαδικασία για τον ασθενή, μιας και θα χρειαστεί να περιμένει στο τηλέφωνο αρκετά έως ότου να μπορέσει να πιάσει γραμμή και να κανονίσει το πότε θα εξεταστεί.
Η μείωση αυτή επιφέρει αύξηση του κόστους λειτουργίας το οποίο αποτελεί ένα επιπρόσθετο εμπόδιο στην προσπάθεια για ανάπτυξη και επέκταση. Πολλές φορές μάλιστα αυτή η αύξηση του κόστους σε συνδιασμό με άλλους παράγοντες μπορεί να συντελέσουν στην μη βιωσιμότητα και το κλείσιμο της επιχείρησης, εφόσον αυτή δεν μπορεί να παράγει κέρδη.
\\[0.3cm]
Παρατηρούμε λοιπόν ότι η σημερινή οργάνωση των επιχειρήσεων που λειτουργούν με ραντεβού, θα μπορούσε να βελτιωθεί με την χρήση ενός ηλεκτρονικού συστήματος που θα επίλυε τα προαναφερθέντα προβλήματα και θα πρόσδιδε μεγαλύτερη ευκολία στην εξυπηρέτηση του κοινού. Η προτεινόμενη λύση αποσκοπεί στο να εκπληρώσει αυτά τα κενά και να εντάξει στο ενεργητικό της επιχείρησης ένα δυνατό εργαλείο οργάνωσης.
@ -117,7 +138,7 @@ citecolor=darkred }
%% ΣΕ ΤΙ ΔΙΑΦΕΡΕΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΥΠΟΛΟΙΠΕΣ Η ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗ ΛΥΣΗ
\section{Σε τι διαφέρει από τις υπόλοιπες η προτεινόμενη λύση}
Το Easy!Appointments υλοποιεί σε γενικές γραμμές ότι και όλα τα υπόλοιπα προγράμματα (εκτός λίγων εξαιρέσεων), προσφέροντας επιπλέον τα εξής:
Το Easy!Appointments έχει ως σκοπό να αυτοματοποιήσει την διαδικασία της κράτησης και διαχείρισης ραντεβού για οποιαδήποτε επιχείρηση. Χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες που μας παρέχει το διαδίκτυο, μπορεί να υλοποιηθεί ένα σύστημα το οποίο να έχει την δυνατότητα να οργανώσει τα επαγγελματικά πλάνα πολλών υπαλλήλων ταυτόχρονα, επιφέροντας έτσι όχι μόνο την μείωση του χρόνου που απαιτούσαν οι παλιές μέθοδοι διαχείρισης ραντεβού, αλλά και την αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης. Οι πελάτες δεν θα χρειάζεται πλέον να τηλεφωνούν ή να πηγαίνουν στο κατάστημα, αλλά θα μπορούν να βλέπουν το πλάνο της επιχείρησης και να κλείνουν το ραντεβού την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα, μέσω του υπολογιστή τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ποιοτικότερη αλλά και αποδοτικότερη εξυπηρέτηση τους. Επιπρόσθετα βελτιώνεται η επικοινωνία και η οργάνωση των συντελεστών της επιχείρησης, παρέχοντας δυνατότητες αρχειοθέτησης και διαχείρισης των δεδομένων που αποθηκεύονται στο σύστημα ανά πάσα στιγμή και σε οποιοδήποτε μέρος. Σε αντίθεση με τα άλλα συστήματα, προσφέρει επιπλέον τα εξής:
\begin{enumerate}
\item {\bf Αυτόνομη Εγκατάσταση :} Η επιχείρηση που θέλει να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή θα μπορεί να την εγκαταστήσει στον server της και να την τρέξει μαζί με κάποιο άλλο site, έχοντας έτσι πλήρη πρόσβαση στα δεδομένα και τον κώδικα. Η διαδικασία της εγκατάστασης και παραμετροποίησης θα είναι παρόμοια με άλλα συστήματα (Joomla, WordPress κτλ) και όσο πιο αυτοματοποιημένη γίνεται.